Die Druckkosten in einem Unternehmen sind neben den Miet- und Personalkosten ein bedeutender Anteil an der gesamten Kostenstruktur. Von der Art der Kosten, wenn es nach den betriebswirtschaftlichen Einteilungen geht, fallen hierbei sowohl variable als auch fixe Kosten an. Zu den fixen Druckkosten gehören zum Beispiel die Kosten für die Drucker sowie für weitere Multifunktionsgeräte. Zu den variablen Druckkosten gehören der Druckerzubehör sowie das Verbrauchsmaterial (Druckerpatronen oder das Papier zum Drucken).
Wie kann man die Druckkosten senken?
Hierbei gibt es eine größere Anzahl von Möglichkeiten, den Kostenblock „Druckkosten“ zu senken.
Beim Gerätekauf nicht am falschen Punkt sparen
Der Druckermarkt ist von vielen „sogenannten Schnäppchenangeboten“ überseht. Dadurch kann man dann angeblich als Unternehmen sein Budget entlasten. Experten sprechen hierzu jedoch Warnungen vor unüberlegten Einkäufen von größeren Mengen von preiswerten Tintenstrahldruckern zu Preisen, die im Bereich von mittleren zweistelligen Eurosummen je Gerät liegen, aus. Hier kann es dann vorkommen, dass hier Patronen nur halb voll zur Verfügung gestellt werden. Ebenso können minderwertige Bauteile, welche dann einen schnellen Austausch nach sich ziehen können, eingebaut sein. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten. Hier ist es dann sinnvoller, die wichtigen Testberichte zu lesen und sich, gerade wenn es um große oder größere Anschaffungen geht, sich professionell beraten zu lassen.
Für Gewerbekunden gibt es desweiteren aber auch die Möglichkeit, solche Multifunktionsgeräte oder Drucker zu leasen oder zu mieten. Somit können zum Teil die Anschaffungskosten für Drucker ebenfalls gesenkt werden.
Beim Drucken sparen, denn nicht alles sollte ausgedruckt werden
Muss die Information für das Firmenevent gedruckt werden oder reicht nicht eine Email? Gerade im internen Bereich können die Druckkosten zum Teil erheblich durch die Kommunikation über E-Mail und den Austausch der Gedanken über die betrieblichen Netzwerke gesenkt werden. Dabei muss gerade bei den Unternehmen nicht alles, was zwischen verschiedenen Abteilungen kommuniziert wird, in zigfacher Form ausgedruckt werden. Auch bei den Meetings können vielfach die dort ausgedruckten Präsentationen über E-Mail oder über interne Netzwerke kommuniziert werden. Dabei ist das papierlose Büro noch vielfach nicht umgesetzt, aber auch in kleineren Schritten kann in dieser Richtung gearbeitet werden und dadurch entsteht eine nicht zu verachtende Druckkostenentlastung.
Die Verwendung der Schriftart sorgt auch für Einsparpotential
Grundsätzlich möchte ein gewerbliches Unternehmen bei der externen Kommunikation einen positiven Eindruck hinterlassen. Dabei ist die Schriftart „Times New Roman“ beim Schriftverkehr in der Regel die gebräuchlichste Form. In verschiedenen Medien wurde darüber berichtet, dass in den USA ein 14jähriger Schüler ausgerechnet hat, dass die US-Regierung durch die Schriftverwendung und auf dem Umstieg auf die Schriftart „Garamond“ den Tintenverbrauch um fast ein Drittel (Einsparungspotential bei der US-Regierung ungefähr 370 Millionen US-Dollar) reduzieren könnte. Deshalb sollte auch darüber nachgedacht werden, hier eventuell eine Änderung vorzunehmen. Außerdem können auch Grafiken etwas kleiner dargestellt werden. Dadurch wird der Tintenverbrauch ebenfalls reduziert.
Überprüfung der Druckereffizienz
Immer mehr Unternehmen nehmen entweder Managed Print Service in Anspruch oder betrauen eigene Mitarbeiter mit der Koordination und der Steuerung des kompletten Druckermanagements des Unternehmens. Dabei kann auch durch regelmäßige Stichproben feststellen werden, welche Anzahl von Gräten in welchem Umfang genau benötigt werden. Zu dieser Feststellung gehört auch, welcher Drucker zwar fortlaufend Strom verbraucht, aber auch relativ selten eingesetzt wird. Ebenso können sich zum Beispiel Abteilungen die eng miteinander verbunden ist oder in der Nähe liegen, sich die Geräte teilen. Dadurch kommt es zur Senkung der Stromkosten und überflüssige Drucker können abgebaut werden. Dies hat eine weitere Kosteneinsparung zur Folge.
Verwendung von alternativen Druckerpatronen zur deutlichen Kostensenkung
Eine größere Anzahl der Drucker-Hersteller geben an, dass es zu einem Verlust von Garantie-Leistungen kommen kann, wenn nicht die Druckerpatronen des jeweiligen Herstellers verwendet werden. Dabei ist so etwas rechtlich nicht haltbar. In Wirklichkeit ist es so, dass wenn Schäden am Drucker durch die Verwendung von anderweitigen Druckerpatronen entstanden sind, diese durch die Garantie nicht abgedeckt sind. Dabei können aber durch die Verwendung von alternativen Druckerpatronen die laufenden Druckkosten erheblich gesenkt werden. Dazu gibt es auch von Experten entsprechende Berechnungen. Dabei geht teilweise dann um eine Senkung von mehr als 50 Prozent. Aber durch die Überprüfung der Bezugsquellen bei den Original-Patronen (zum Beispiel im Internet über bestimmte Shop-Lösungen) können auch hier die Preise gesenkt werden. Auch bei dem Toner gibt es hierzu entsprechende alternative Lösungen.